Instituto de Oftalmologia Marco Rey – IOMR

POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

1. Escopo de aplicação

Esta Política aplica-se ao site institucional do IOMR, aos formulários digitais, canais de atendimento, contatos telefônicos, e-mails, WhatsApp, agendamentos, atendimentos presenciais, prontuários, exames, procedimentos, cirurgias, faturamento, relacionamento com pacientes e demais atividades assistenciais, administrativas e institucionais.

Ela se aplica a pacientes, responsáveis legais, acompanhantes, visitantes, usuários do site, colaboradores, profissionais de saúde, prestadores de serviço, parceiros e demais titulares de dados pessoais que se relacionem com o IOMR.

2. Identificação do controlador e do encarregado

O controlador é a pessoa jurídica responsável pelas decisões relacionadas ao tratamento de dados pessoais. O encarregado/DPO atua como canal de comunicação entre o IOMR, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD.

3. Dados pessoais que podem ser tratados

3.1. Dados cadastrais e de identificação

• Nome completo, CPF, RG ou outro documento de identificação.
• Data de nascimento, sexo, nacionalidade, estado civil, profissão e assinatura.
• Endereço, telefone, e-mail e outros dados de contato.
• Dados de responsáveis legais, acompanhantes ou contatos de emergência, quando necessários.

3.2. Dados pessoais sensíveis e dados de saúde

Por se tratar de instituição especializada em saúde ocular, o IOMR poderá tratar dados pessoais sensíveis relacionados à saúde do paciente. Esses dados são tratados com proteção reforçada, observância do sigilo profissional e acesso limitado a pessoas autorizadas.

• Histórico clínico e oftalmológico.
• Queixa principal, antecedentes pessoais e familiares, alergias e medicamentos em uso.
• Exames oftalmológicos, imagens diagnósticas, laudos, prescrições, receitas, atestados e relatórios.
• Informações sobre procedimentos ambulatoriais, cirurgias, anestesia e acompanhamento pós-operatório.
• Dados constantes em prontuário físico ou eletrônico.
• Dados de convênio, autorizações, guias, auditorias, glosas e faturamento assistencial.

3.3. Dados financeiros e fiscais

• Dados de pagamento, recibos, notas fiscais, informações de cobrança e reembolso.
• Informações necessárias ao faturamento particular, convênios, operadoras de saúde e auditorias.

3.4. Dados de navegação, cookies e canais digitais

• Endereço IP, data e hora de acesso, páginas acessadas, navegador, dispositivo, origem do acesso e dados técnicos.
• Cookies e tecnologias semelhantes, conforme Política de Cookies específica.
• Mensagens e dados fornecidos em formulários, e-mail, telefone, WhatsApp, chat ou outros canais.

3.5. Imagens e segurança patrimonial

O IOMR poderá utilizar câmeras de segurança e controles de acesso em suas instalações para proteção de pacientes, acompanhantes, visitantes, colaboradores, patrimônio e para exercício regular de direitos. Quando aplicável, haverá sinalização nos ambientes monitorados.

4. Finalidades do tratamento

• Realizar cadastro, identificação, triagem e atendimento de pacientes.
• Agendar, confirmar, remarcar ou cancelar consultas, exames, procedimentos e cirurgias.
• Prestar assistência médica oftalmológica, incluindo diagnóstico, tratamento, acompanhamento e continuidade do cuidado.
• Registrar informações em prontuário físico ou eletrônico e emitir laudos, receitas, relatórios, atestados e documentos médicos.
• Realizar faturamento particular ou por convênios, autorizações, guias, auditorias, cobranças, reembolsos e prestação de contas.
• Cumprir obrigações legais, sanitárias, fiscais, regulatórias, ético-profissionais e contratuais.
• Responder solicitações de titulares, autoridades públicas, judiciais, administrativas, sanitárias ou regulatórias.
• Comunicar pacientes, responsáveis ou acompanhantes por telefone, e-mail, SMS, WhatsApp ou outros canais sobre assuntos assistenciais e operacionais.
• Prevenir fraudes, erros cadastrais, acessos indevidos, incidentes de segurança e proteger a vida e a integridade física.
• Apoiar gestão, qualidade assistencial, melhoria de processos, indicadores internos e análise de dados, preferencialmente com dados anonimizados, agregados ou pseudonimizados.
• Exercer direitos em processos judiciais, administrativos, arbitrais, ético-profissionais ou regulatórios.
• Realizar comunicações institucionais e ações de relacionamento, respeitadas as bases legais aplicáveis e os direitos do titular.

5. Bases legais aplicáveis

O IOMR tratará dados pessoais com base nas hipóteses previstas na LGPD, conforme a finalidade específica. O consentimento não será utilizado como base única para tratamentos necessários à assistência em saúde, prontuário, faturamento, obrigações legais, defesa de direitos ou proteção da vida e da saúde.

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
• Execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato.
• Tutela da saúde, em procedimentos realizados por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária.
• Proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro.
• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo, arbitral ou ético-profissional.
• Legítimo interesse, quando cabível e após avaliação de necessidade, proporcionalidade e impacto aos direitos do titular.
• Consentimento, quando necessário, especialmente para finalidades não essenciais, marketing, uso de imagem ou cookies não necessários.
• Proteção do crédito e prevenção à fraude, quando aplicável.

6. Compartilhamento de dados pessoais

O IOMR poderá compartilhar dados pessoais com terceiros quando necessário, adequado e compatível com as finalidades informadas nesta Política, observando a legislação aplicável, medidas de segurança, confidencialidade e, quando cabível, instrumentos contratuais específicos.

• Médicos, profissionais de saúde, equipe assistencial e colaboradores autorizados.
• Clínicas, laboratórios, hospitais, serviços diagnósticos e prestadores de apoio assistencial.
• Operadoras de saúde, convênios, seguradoras, empresas de auditoria e reguladoras de saúde.
• Sistemas de prontuário eletrônico, ERP, CRM, agendamento, atendimento, telefonia, WhatsApp Business, e-mail, hospedagem, backup, segurança da informação e suporte técnico.
• Fornecedores de análise de dados, automação, inteligência artificial e modelos de linguagem, incluindo a OpenAI, provedora do ChatGPT, quando utilizados de forma institucional e conforme regras internas.
• Contabilidade, jurídico, financeiro, cobrança, auditoria e consultorias.
• Órgãos públicos, autoridades sanitárias, conselhos profissionais, Poder Judiciário, Ministério Público, autoridades policiais ou administrativas, quando exigido por lei ou necessário para defesa de direitos.
• Plataformas de análise de navegação e cookies, como Google Analytics ou equivalentes, quando utilizadas no site.

7. Uso de inteligência artificial, LLMs e ChatGPT

O IOMR poderá utilizar ferramentas de inteligência artificial, incluindo modelos de linguagem de grande escala, conhecidos como LLMs, para apoiar atividades internas de análise, organização, melhoria de processos, atendimento, qualidade, gestão administrativa, geração de relatórios, análise de dados operacionais, apoio à produtividade e aperfeiçoamento dos fluxos institucionais.

Entre essas ferramentas, poderá ser utilizado o ChatGPT, fornecido pela OpenAI, além de outras soluções eventualmente contratadas, testadas ou adotadas pelo IOMR. O uso dessas ferramentas observará os princípios da LGPD, especialmente finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção, transparência e responsabilização.

• Sempre que possível, os dados serão previamente anonimizados, agregados ou pseudonimizados.
• O envio de dados pessoais sensíveis ou informações clínicas identificáveis deverá ser evitado, salvo quando houver finalidade legítima, base legal adequada, autorização institucional e medidas de segurança compatíveis.
• Ferramentas de IA não substituem a avaliação de profissionais habilitados quando houver impacto clínico, assistencial, jurídico ou significativo sobre o titular.
• O IOMR deverá preferir ambientes corporativos, API ou contratos com garantias adequadas de privacidade, segurança, confidencialidade e não uso dos dados para treinamento, quando disponíveis.

8. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores de tecnologia, hospedagem, e-mail, analytics, inteligência artificial, backup, comunicação ou armazenamento em nuvem podem realizar tratamento ou armazenamento de dados fora do Brasil. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, o IOMR adotará medidas para que a transferência observe a LGPD, mecanismos jurídicos válidos e salvaguardas adequadas de segurança e confidencialidade.

9. Retenção, prontuário e eliminação de dados

Os dados pessoais serão mantidos pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, observadas obrigações legais, regulatórias, assistenciais, fiscais, contábeis, sanitárias, ético-profissionais e de defesa de direitos.

Dados relacionados a prontuários, exames, documentos médicos, procedimentos, cirurgias, faturamento assistencial e documentos necessários à defesa do IOMR ou de profissionais de saúde poderão ser conservados pelos prazos exigidos ou permitidos pela legislação e normas aplicáveis. Solicitações de eliminação serão avaliadas caso a caso e poderão não ser atendidas integralmente quando houver obrigação de guarda, necessidade de prontuário, defesa de direitos, auditoria, faturamento, segurança do paciente ou outra hipótese legal.

10. Direitos dos titulares

• Confirmação da existência de tratamento.
• Acesso aos dados pessoais tratados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
• Portabilidade, observadas as normas aplicáveis e os segredos comercial e industrial.
• Informação sobre compartilhamento de dados.
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e consequências da negativa.
• Revogação do consentimento, quando o tratamento se basear nessa hipótese.
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável.
• Oposição ao tratamento em caso de descumprimento da LGPD.

As solicitações devem ser encaminhadas ao Encarregado/DPO pelo e-mail [email protected], com identificação do titular, descrição clara do pedido e documentos necessários para confirmação de identidade ou representação legal.

11. Comunicações com pacientes e marketing

O IOMR poderá utilizar telefone, e-mail, SMS, WhatsApp, aplicativos de mensagens ou outros canais para comunicações assistenciais e operacionais, como agendamento, confirmação de consultas, preparo de exames, orientações pré e pós-procedimento, envio de documentos e retorno de solicitações.

Comunicações promocionais, publicitárias ou de marketing serão realizadas com observância da legislação aplicável, respeitando os direitos do titular e oferecendo, quando cabível, opção de oposição ou descadastramento. Dados de saúde não serão utilizados para fins promocionais de forma incompatível com a LGPD, com o sigilo profissional e com a finalidade assistencial.

12. Uso de imagem, depoimentos e mídias institucionais

O uso de imagem, voz, nome, depoimentos, relatos, fotografias ou vídeos de pacientes, acompanhantes, colaboradores ou terceiros para fins institucionais, publicitários, educacionais ou divulgação em mídias digitais dependerá de base legal adequada e, quando necessário, autorização específica, com indicação clara da finalidade, meios de divulgação e possibilidade de revogação, respeitados os usos já realizados de forma legítima.

13. Segurança da informação e sigilo

O IOMR adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração, destruição, uso indevido ou divulgação indevida. As medidas poderão incluir controle de acesso por perfil, autenticação individual, logs, backups, gestão de permissões, confidencialidade contratual, treinamentos, revisão periódica de acessos e proteção de sistemas e redes.

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o IOMR adotará providências cabíveis, incluindo avaliação de risco e comunicação à ANPD e aos titulares afetados, quando exigido pela legislação aplicável.

14. Cookies e páginas de terceiros

O site do IOMR poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes, conforme detalhado em Política de Cookies específica. O site também poderá conter links para páginas de terceiros, cujas práticas de privacidade são de responsabilidade dos respectivos terceiros.

15. Atualizações desta política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, operacionais, tecnológicas ou institucionais. A versão atualizada será publicada no site do IOMR, com indicação da data da última atualização.

Referências normativas e materiais de apoio

• Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
• Lei nº 12.965/2014 – Marco Civil da Internet.
• Resolução CD/ANPD nº 18/2024 – Regulamento sobre a atuação do encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
• Resolução CD/ANPD nº 15/2024 – Regulamento de Comunicação de Incidente de Segurança.
• Guia Orientativo da ANPD sobre Cookies e Proteção de Dados Pessoais, versão vigente em 2025.
• Resolução CFM nº 1.821/2007 e normas correlatas sobre prontuário médico e guarda documental.
• Políticas públicas e materiais oficiais de privacidade e uso de dados da OpenAI, conforme versão vigente na data desta minuta.